Agence Babel | Politique de confidentialité

Politique de Protection des Données personnelles

BABEL STRATÉGIE ET CRÉATION, ci-après « Babel », s’engage, dans le cadre de ses activités et conformément à la législation en vigueur en France et en Europe, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel. Cette politique a pour objectif de fournir aux personnes concernées des informations claires sur la façon dont Babel collecte, utilise et protège les Données personnelles traitées pour le compte de ses clients, mais également pour ses besoins internes, notamment vis-à-vis de ses collaborateurs et candidats.

Babel tient un registre des activités de traitement qui permet de recenser ses traitements de données personnelles conformément à l’obligation posée par l’article 30 du RGPD. Pour ce faire, une plateforme dédiée de déclaration des données a été créée afin de constituer et de mettre à jour automatiquement le registre. Chaque collaborateur, après avoir reçu une formation théorique sur le RGPD et pratique sur l’outil, déclare la donnée personnelle qu’il traite pour le compte des clients ou dans le cadre d’un projet interne. Le Data Privacy Officer contrôle la bonne tenue du registre et guide les collaborateurs dans leurs déclarations.

Nous entendons par Donnée Personnelle toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable ; il s’agit de toute donnée concernant une personne physique, les noms, prénoms, adresses e-mail et autres coordonnées, et autres données non anonymes relatives à une personne (profession, fonction, biographie, etc.).

La présente Politique de Protection des Données personnelles est divisée en quatre parties :
Partie 1 : La politique de protection des Données personnelles traitées pour le compte de ses clients.
Partie 2 : La politique de protection des Données personnelles traitées pour le compte de Babel.
Partie 3 : La charte cookies

Elle pourra être modifiée par Babel afin de tenir compte des recommandations de la CNIL, des évolutions relatives à la loi, de la jurisprudence, des techniques informatiques et plus généralement en fonction de toute évolution des technologies de l’information et de la communication.

Partie 1 : Politique de protection des Données Personnelles traitées pour le compte des clients

Conformément aux instructions de ses clients, Babel en qualité de Sous-traitant, collecte et utilise des Données Personnelles dans le cadre des contrats de prestations de services conclus avec ces derniers. Les traitements de données personnelles sont réalisés par Babel pour le seul compte de ses clients, qui en déterminent les finalités et les moyens.

Typologie de Données Personnelles

Babel ne collecte et ne traite que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités déterminées par ses clients, dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Il peut s’agir de données collectées directement auprès des personnes concernées, transmises par le client, ou de données rendues publiques ou encore accessibles sur des bases de données

En cas de traitement de données sensibles, Babel s’engage à respecter son devoir d’assistance, d’alerte et de conseil vis à vis du client, en s’assurant que ce dernier a bien recueilli le consentement exprès de la personne concernée ou plus généralement que son recueil est conforme à une des exceptions énumérées à l’article 9.2 du Règlement.

Finalités du traitement de Données Personnelles

Babel, traite les Données Personnelles, que cela soit ou non sous forme électronique, pour des finalités légitimes et nécessaires (art. 6 du RGPD) dans le cadre de sa mission pour le compte de ses clients.
Ces finalités incluent notamment :

la correspondance commerciale et les contrats conclus avec les clients de Babel ainsi que ses partenaires
une campagne de communication ou de publicité
l’organisation d’un évènement
la gestion des relations-presses
l’organisation d’un jeu concours
la création d’un site internet ou une prestation de conseil en communication sur les réseaux sociaux
une étude (entretiens, focus group, ateliers, études quanti, questionnaires…)…

Destinataires des Données Personnelles

Dans le cadre de l’exécution du contrat avec le client, les Données personnelles traitées peuvent être communiquées :

au client concerné
aux sous-traitants et partenaires de Babel

Babel choisit avec soin ses partenaires et s’assure qu’ils sont en conformité avec la réglementation en matière de protection des Données personnelles. Chaque partenaire, lors de son référencement, signe un engagement unilatéral de conformité au RGPD.

Babel peut également être amenée à communiquer des Données personnelles pour répondre à une obligation légale (telles qu’une citation à comparaître ou une injonction du tribunal).

Durée de conservation des Données Personnelles

Conformément au RGPD, Babel conserve les Données Personnelles pendant la durée déterminée par le client, en sa qualité de Responsable de traitement les archive ou les supprime ou afin de répondre à ses obligations légales et/ou réglementaires.

Dans l’hypothèse où des Données sensibles seraient traitées, elles seront supprimées dès la fin du traitement et ne feront l’objet d’aucune conservation au-delà de la réalisation de l’objectif ayant justifié leur collecte.

Sécurité des Données Personnelles

En tant que Sous-traitant, Babel prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté et protéger les Données personnelles contre la perte ou les dommages, protéger leur exactitude et leur sécurité et empêcher tout accès non autorisé ou utilisation abusive. Il en va de même lorsque Babel agit en qualité de Responsable de traitement.

Droits des personnes concernées

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, les personnes concernées disposent des droits suivants relativement à leurs Données Personnelles :

Droit d’accès à leurs Données Personnelles : elles ont le droit d’obtenir la confirmation que des Données personnelles les concernant sont traitées, d’en obtenir une copie ainsi que certaines informations liées à leur traitement ;
Droit de rectification de leurs Données Personnelles : elles peuvent demander la rectification des Données Personnelles les concernant qui sont inexactes, ainsi que de les faire compléter ;
Droit à l’effacement de leurs Données Personnelles : elles peuvent, dans certains cas, obtenir l’effacement de leurs Données Personnelles. Ce droit s’applique notamment lorsque leurs Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
Droit d’opposition au traitement de leurs Données Personnelles : elles peuvent s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, au traitement de leurs Données Personnelles ;
Droit à la limitation du traitement de leurs Données Personnelles : dans certaines circonstances, elles ont le droit d’obtenir la limitation du traitement de leurs Données Personnelles ;
Droit à la portabilité de leurs Données Personnelles : dans certains cas, elles peuvent demander à recevoir les Données Personnelles les concernant qu’elles ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou, lorsque cela est possible, à ce qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement ;
Droit de définir des directives relatives au sort de leurs Données Personnelles : elles ont le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs Données Personnelles après votre décès.

Babel, en sa qualité de Sous-traitant, s’engage à communiquer aux personnes concernées l’adresse du Délégué à la protection des Données Personnelles du Responsable de traitement, afin qu’elles puissent exercer leurs droits ou poser à ce dernier toute question relative au traitement de leurs Données Personnelles. Conformément aux règles applicables, si la personne concernée n’est pas satisfaite de la manière dont sa demande a été traitée ou si sa demande a été refusée, elle a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de L’informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

Partie 2 : Politique de protection des Données Personnelles traitées pour le compte de Babel.

2.1 Données Personnelles de collaborateurs et candidats de Babel

Babel assure, en sa qualité de Responsable de traitement l’ensemble de ses collaborateurs et candidats, que les Données personnelles recueillies sont traitées de manière licite, loyale et transparente et conformément à des finalités définies.
Babel s’engage à respecter le principe de minimisation des données conformément à l’article 5 du RGPD.

Typologie de Données Personnelles

Pendant la phase de recrutement :

Données d’identification (nom, prénoms, adresse (postale et email), numéro de téléphone, date de naissance, photo, adresse profil LinkedIn) ;
Vie professionnelle (CV, formation, diplôme et copie des diplômes, expérience, lettre de motivation, informations fournies par le Candidat, compte-rendu d’entretiens, date des entretiens, autorisation de travail (oui/non)) ;
Vie personnelle (loisir indiqué sur le CV du Candidat) ;
Informations d’ordre économique et financier (rémunération actuelle et rémunération souhaitée) ;

Dans le cadre de l’exécution du contrat de travail :

Données d’identification (nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, âge, adresse, numéros attribués par les organismes d’assurances sociales, de retraite et de prévoyance, photo (facultative), adresse email, nationalité́, références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l’étranger)), identifiants internes.
Copie de la carte d’identité ;
Photos prises lors d’évènements organisés par Babel or lors de shooting des collaborateurs;
Edition de cartes de visites pour les collaborateurs ;
Type, numéro d’ordre et copie du titre valant autorisation de travail pour les employés étrangers en application de l’article R. 620-3 du Code du travail ;
Type de permis de conduire détenu par l’employé́ et la copie de la carte grise du véhicule du Collaborateur pour le paiement par l’entreprise des indemnités kilométriques ;
Vie professionnelle (CV notamment pour les présentations clients dans le cadre d’un appel d’offres, lieu de travail, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté́, emploi occupé, nature du contrat de travail, dates des entretiens d’évaluation, identité de l’évaluateur, compétences professionnelles du Collaborateur, objectifs assignés, résultats obtenus) ;
Données relatives à la gestion de la téléphonie;
Données des fichiers journaux («logs ») ;
Données de connexion (identifiant et mot de passe) ;
Données servant au contrôle de l’utilisation d’internet par les collaborateurs ;
Données servant au contrôle de l’utilisation de la messagerie (outils de mesure de la fréquence, de la taille des messages électroniques, outils d’analyse des pièces jointes, etc.) ;
Contenu de la messagerie électronique du collaborateur ;
Validation des acquis de l’expérience (date de la demande de validation, diplôme, titre ou certificat de qualification concerné, expériences professionnelles soumises à validation, validation (oui/non), date de la décision) ;
Vie personnelle (situation familiale et matrimoniale, enfants à charge, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence, éléments ouvrant droits à des congés spéciaux, loisir) ;
Données de santé transmises par le collaborateur ;
Déclarations d’accident du travail et de maladie professionnelle (coordonnées de la médecine du travail, date de l’accident ou de la première constatation médicale de la maladie professionnelle, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l’arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour) ;
Suivi administratif des visites médicales des Collaborateurs (dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d’adaptation du poste de travail ou d’affectation à un autre poste de travail formulées par la médecine du travail)) ;
Éléments de rémunération (régime et base de calcul de la rémunération, nature, taux et base des cotisations sociales, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables ainsi que toute retenue légalement opérée par l’employeur, frais professionnels, mode de règlement, identité́ bancaire ou postale) ;
Formation (diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations) ;
Élections professionnelles (établissement de la liste électorales (identité́ des électeurs, âge, ancienneté́, collège), gestion des candidatures (identité́, nature du mandat sollicité, éléments permettant de vérifier le respect des conditions d’éligibilité́, mandat syndicat (à l’initiative du candidat), le cas échéant appartenance syndicale déclarée par les candidats au premier tour) et publication des résultats (identité́ des candidats, mandats concernés, nombre et pourcentage de suffrages obtenus, identité́ des personnels élus et, le cas échéant, appartenance syndicale des élus) ;
Réunions des instances représentatives du personnel (convocations, documents préparatoires, procès-verbaux) ;
Gestion de la restauration (ticket restaurant) ;

Finalités de traitement des Données Personnelles

Babel traite les Données personnelles de ses collaborateurs et candidats pour les finalités suivantes :

Le recrutement justifié par l’intérêt légitime de Babel d’œuvrer pour son développement
La gestion administrative des dossiers professionnel des employés et de l’annuaire interne, justifiée l’exécution du contrat de travail et l’intérêt légitime à gérer les ressources humaines
La gestion du suivi de la médecine du travail, justifiée par la nécessité de respecter une obligation légale
La gestion des carrières (entretiens d’évaluation), justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail
La gestion des formations justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail et le respect d’une obligation légale
La gestion des contrats de travail justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail
La gestion de la paie et des avantages sociaux justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail et le respect d’une obligation légale
La gestion de la restauration (tickets restaurant) justifiée par la nécessité de respecter une obligation légale
Le dispositif de vidéosurveillance afin de s’assurer de la sécurité et du contrôle des accès, justifié par l’intérêt légitime à sécuriser les locaux de Babel
La gestion des accès par l’attribution de codes d’accès à chaque salarié et la signature d’une feuille d’émargement pour les personnes extérieures, justifié par l’intérêt légitime à sécuriser les locaux de Babel
La gestion des élections des représentants du personnel justifiée par la nécessité de respecter une obligation légale
La gestion et validation des notes de frais justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail et le respect d’une obligation légale
La gestion des équipements et fournitures justifiée par la nécessité d’exécuter le contrat de travail
L’organisation d’évènements internes et toute opération de communication sur Babel, justifié par l’intérêt légitime de Babel d’œuvrer pour son développement.

Destinataires des Données Personnelles

Babel est Responsable de traitement des Données personnelles de ses collaborateurs et candidats. Dans ce cadre, elle ne communique ces Données qu’aux destinataires suivants :

Dans le cadre de la gestion du personnel :

Les personnes chargées de la gestion du personnel et de la gestion des du matériel informatique ;
Les supérieurs hiérarchiques des collaborateurs concernés ;
Le CSE sauf opposition du Collaborateur ;
Les délégués syndicaux : coordonnées professionnelles des employés après accord formalisé avec l’employeur et recueil de l’accord exprès des intéressés, et données strictement nécessaires à la défense des intérêts des employés ;
Les prestataires et organisme de formation ;
Les prestataires assurant les services de restauration ;
L’opérateur de télécom pour la gestion de la téléphonie.

Dans le cadre de la gestion de la Paie :

Les services chargés de l’administration et de la paie et de la gestion du personnel ;
Les services chargés du contrôle financier dans l’entreprise ;
Les organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir ;
Les commissaires aux comptes ;
Les organismes financiers intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du Collaborateur.
Les organismes ou prestataires intervenant sur les questions relatives à la Qualité de Vie au Travail (QVT).

Dans le cadre du recrutement :

Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ;
Les collaborateurs en charge du recrutement des candidats ;
Les cabinets de recrutement, le cas échéant.

Durée de conservation, d’archivage et process de suppression des Données Personnelles
La durée de conservation des Données Personnelles des collaborateurs et candidats de Babel est déterminée conformément aux durées prévues par la loi.

A titre indicatif, le tableau ci-dessous recense les durées de conservation, d’archivage et le process de suppression des principaux documents relatifs aux collaborateurs et candidats de Babel.

Afin d’archiver des Données Personnelles, le collaborateur reçoit tout d’abord une alerte par mail, puis émet une demande à support@agencebabel.com copie dpo@agencebabel.com en indiquant le chemin d’accès vers le dossier dédié qu’il aura préalablement créé.

Le dossier dédié contenant la Donnée Personnelle doit alors être supprimé par le collaborateur tant sur le serveur que sur la boîte mail et le service IT bascule le dossier sur un service sécurisé pour la durée d’archivage prévue.

2.2 Données Personnelles traitées dans le cadre d’autres besoins internes

Sécurité des Données Personnelles

En tant que Responsable de traitement, Babel prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté et protéger les Données personnelles contre la perte ou les dommages, protéger leur exactitude et leur sécurité et empêcher tout accès non autorisé ou utilisation abusive. Il en va de même lorsque Babel agit en qualité de Sous-traitant.

Transfert vers un Pays Tiers

En cas de transfert de Données personnelles en dehors de l’Union européenne dans un pays tiers, Babel s’engage à mettre en place les garanties appropriées ainsi que les mesures organisationnelles et techniques permettant d’assurer un niveau de protection adéquat des Données personnelles.

Droits des personnes concernées

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données personnelles, les collaborateurs et candidats disposent des droits suivants relativement à leurs Données Personnelles :

Droit d’accès à vos Données Personnelles : le collaborateur et le candidat a le droit d’obtenir la confirmation que des Données Personnelles les concernant sont traitées, d’en obtenir une copie ainsi que certaines informations liées à leur traitement ;
Droit de rectification des Données Personnelles : les collaborateurs et candidats peuvent demander la rectification des Données Personnelles les concernant qui sont inexactes, ainsi que de les faire compléter;
Droit à l’effacement de Données Personnelles : les collaborateurs et les candidats peuvent, dans certains cas, obtenir l’effacement de leurs Données Personnelles. Ce droit s’applique notamment lorsque leurs Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
Droit d’opposition au traitement des Données Personnelles : les collaborateurs et candidats peuvent s’opposer, pour des raisons tenant à leur situation particulière, au traitement de leurs Données Personnelles ;
Droit à la limitation du traitement des Données Personnelles : dans certaines circonstances, le collaborateur ou le candidat a le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos Données Personnelles;
Droit à la portabilité des Données Personnelles : dans certains cas, le collaborateur ou le candidat peuvent demander à recevoir les Données Personnelles les concernant qu’ils ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou, lorsque cela est possible, à ce qu’elles soient transmises directement à un autre responsable de traitement ;
Droit de définir des directives relatives au sort des Données Personnelles : le collaborateur ou candidat a le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses Données Personnelles après votre décès.

Pour exercer leurs droits ou pour toute question relative au traitement de leurs Données personnelles, les collaborateurs et candidats peuvent adresser une demande au Délégué à la Protection des Données Personnelles de Babel à l’adresse suivante : dpo@agencebabel.com.

Conformément aux règles applicables, la personne concernée n’est pas satisfaite de la manière dont votre demande a été traitée ou si sa demande a été refusée, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de L’informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

Partie 3 : Charte Cookies

Cette charte a pour objectif de fournir des informations concernant le dépôt et l’utilisation de Cookies, ainsi que des moyens mis à votre disposition pour s’y opposer.

Un Cookie ou un Traceur est un petit fichier texte qui est sauvegardé dans la mémoire du navigateur de l’Internaute situé sur son disque dur, lors de la consultation d’un Site internet et qui permet de suivre des données concernant son utilisation du Site internet.

Nous utilisons :

Des Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site : ils sont indispensables à votre navigation et au bon fonctionnement du Site ;
Des Cookies de mesure d’audience : ces Cookies de journal de trafic sont utilisés pour identifier les pages visitées, mesurer et suivre les performances du Site Ils permettent d’établir des statistiques anonymisées, volumes de fréquentation et utilisations des divers éléments composant le site. Ces données permettent l’amélioration de l’ergonomie et des services en fonction des intérêts de l’utilisateur ;
Nous n’utilisons aucun cookies à des fins publicitaires.

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